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クリックだけで修正できる! 実は使えるMicrosoft Wordの校正機能

公開日: : 最終更新日:2016/02/26 Microsoft Word

word校正
こんにちは! taskey U編集部の飯泉です。

Microsoft Wordを使って執筆しているクリエイターのみなさん、校正機能は活用していますか?

「必要ないところにばかり印がつくから無視している」という方。実は、もったいないことをしているかもしれません…!

確かに、集中して原稿を書いているとき、なんの問題もないところに緑や赤の線が入りこんでくるのは邪魔に感じることがあります。

しかし、誤字脱字や誤用の可能性がある部分を見やすくしてくれるのは大きな利点。うまく使えば、推敲の時間を大幅に短縮することができます。

今回は、「うっとうしい」と思われがちでも、実は役に立つWordの校正機能についてご紹介します!

執筆しながら推敲できる

Wordの校正機能が強いのは、書いた瞬間から、リアルタイムで校正がかかっていくというところ。

原稿をコピーし、チェックツールのボックスにペーストして…という手間がかからず、さらに書いたその場でミスに気付くことができるのは大きなメリットです。

文章を書き慣れていないときは、この機能が特に役立つはず。

「書き、推敲して、手直しする」という習慣がない人は、書きながら推敲できるWordの機能を活用してみるのはいかがでしょうか。

いままで普通に使っていた言葉が、実は間違いだったことに気付けるかもしれませんよ。

「緑の線」は要チェック!

Wordの校正には、「赤の線」と「緑の線」があります。

おそらく、無視されがちなのは「赤の線」でしょう。もともとは日本語用に開発されたソフトではないという事情もあり、少しおかしなところに赤の線を入れることがよくあります。

きちんと見ておくべきなのは「緑の線」。

こちらは、重複や表記のゆれなど、文章を書いているときにやってしまいがちなミスを指摘している線です。

「なんでこの文字に修正が?」と思ったときは、カーソルを合わせて右クリックすることで詳細を見ることができます。

たとえば、「一番最初」の下に引かれた緑線をクリックすると、「一番」と「最初」の意味が重複し、重ね言葉になっていることがわかります。

word校正2

ここで、「一番初め」か「最初」をクリックすると、選択した言葉の修正が自動的に完了します。
どのように修正すればいいのかを例示してくれるので、とても便利な機能です。

しかし、すべてのミスを指摘してくれるわけではなく、たとえば「頭痛が痛い」には反応してくれません。

word校正3

機能に頼りすぎず、自分で修正点を見つけることもやはり大切ですね…。

校正機能を小説用にカスタマイズする

Wordはビジネス文書の作成にも使われるソフト。

設定によっては、小説に必要な「くだけた表現」を誤りだと指摘されてしまう場合があります。

Wordの機能を自分好みの設定にすることで、より効果的な校正が期待できます。

設定を変更したいときは、「ファイル」タブの「オプション」をクリック。

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別窓で現れる「Wordのオプション」で、「文章校正」をクリックし、「Wordのスペルチェックと文章校正」のチェックを自分好みに入れたり、外したりしましょう。

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さらに詳細な設定をしたいときは、「設定」ボタンをクリック。

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小説用ならば、文書のスタイルは「くだけた文」に。

自分の文章の癖や、書いている小説に合わせて「文法とスタイルの規則」を調整していきましょう。

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連続して同じような言葉が登場したときや、「の」や「が」が連続・重複したときの指摘、さらに使われている言葉が常用漢字かどうかのチェックも可能です。

児童文学を書きたいと思っている方は、「漢字レベル」を1年生から6年生まで選ぶことができるので、活用してみてください。

「表記ゆれ」を簡単に統一する便利機能

自分好みの校正機能に調整したところで、「表記ゆれ」を一括で修正する方法をご紹介します。

「表記ゆれ」とは、同じ言葉なのに漢字変換などが統一されていない状態のこと。

たとえば、「気付く」と「気づく」が理由なく1つの文章に入っている、というような誤字を指します。

表記ゆれは、自分で見直して発見するのも、検索機能を使って探し出すのも大変。Wordの校正機能を使って一括で修正してしまいましょう。

表記ゆれが発生すると緑の線で指摘されますので、重複のときと同様に、カーソルを合わせて右クリックします。

「揺らぎ」で指摘されている漢字を修正したいときは、「関連する単語を表示」をクリック。

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すると、小さいウィンドウで表記ゆれの一覧を見ることができます。

前後の文も表示されますので、必要に応じて直していきましょう。

修正する表記を一覧から選び、修正候補をクリックし、「変更」ボタンを押すと、必要なところにのみ修正を施すことが可能です。

word校正5

変更を確定するときは「閉じる」ボタンをクリック。

今回の例では対象の表記が2つだけでしたが、長い文章になると、一覧に5、6個の表記ゆれが表示されることがあります。

当然、表記ゆれではない、全く別の単語が表示されることもあるので、自分の目で確かめながら修正を入れていくようにしましょう。

おわりに

いかがでしたか?

設定を調節すれば、小説のようなくだけた文章でもWordの校正機能は十分に使えます。

自分用の校正機能に調節して、推敲時間をどんどん短縮していきましょう!

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飯泉 涼花
飯泉 涼花
文章を書くことばかり考えています。大学では小説創作を専攻し、創作のノウハウや批評の仕方などを学んできました。クリエイターのみなさまの創作意欲を刺激する記事が書けるよう、頑張ります!

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